در مؤسسات آموزشی، کارکنان را می‌توان به دو گروه کلی آموزشی و غیرآموزشی تقسیم کرد. کارکنان غیرآموزشی شامل نیروهای خدماتی، باغبان‌ها، سرایداران، نگهبانان، خدمتگزاران اداری، آب‌رسان‌ها، متصدیان آزمایشگاه و کارکنان دفتری هستند. در ادبیات اداری، بخشی از این نیروها معمولاً تحت عنوان کارکنان رده چهارم (Class-IV) شناخته می‌شوند.

اداره موفق یک مؤسسه آموزشی تنها به کیفیت تدریس و فعالیت‌های علمی وابسته نیست؛ بلکه خدمات پشتیبانی نیز نقش مهمی در فراهم کردن محیطی مناسب برای آموزش دارند. نظافت، نگهداری ساختمان، مراقبت از تجهیزات، امنیت، رسیدگی به فضای سبز و انجام امور روزمره، همگی بخشی از فرایندی هستند که به فعالیت آموزشی امکان می‌دهد در شرایط مناسب ادامه پیدا کند.

با وجود این اهمیت، کارکنان غیرآموزشی گاهی در حاشیه اکوسیستم آموزشی قرار می‌گیرند و نقش آنان کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. در حالی که کیفیت محیط آموزشی تا حد زیادی به هماهنگی میان کارکنان آموزشی و غیرآموزشی وابسته است.

یکی از چالش‌های مهم مدیران مدارس و کالج‌ها، مدیریت صحیح نیروی انسانی و ایجاد هماهنگی میان وظایف مختلف است. مدیر مؤسسه باید بتواند مسئولیت‌های هر یک از کارکنان را به‌روشنی مشخص کند و در عین حال، شرایطی فراهم آورد که کارکنان نیز وظایف خود را با نظم و مسئولیت‌پذیری انجام دهند.

اگر وظایف غیرآموزشی به‌درستی انجام نشوند، آثار آن به‌سرعت در محیط آموزشی نمایان می‌شود. برای مثال، اگر تنها نیروی خدماتی یک مدرسه چند روز متوالی غایب باشد، نظافت کلاس‌ها و سرویس‌های بهداشتی با مشکل مواجه می‌شود و شرایط عمومی مدرسه تحت تأثیر قرار می‌گیرد.

این مسئله نشان می‌دهد که برخی از کارکنان غیرآموزشی، با وجود آنکه مستقیماً در کلاس درس حضور ندارند، نقش مهمی در فراهم کردن شرایط مناسب برای آموزش دارند.

از سوی دیگر، کمبود نیروی انسانی می‌تواند فشار بیشتری بر کارکنان موجود وارد کند. هنگامی که تعداد کارکنان از حجم و گستره وظایف کمتر باشد، ممکن است از یک فرد خواسته شود وظایفی خارج از مسئولیت اصلی خود را نیز انجام دهد. برای مثال، یک متصدی آزمایشگاه ممکن است به دلیل کمبود نیرو، علاوه بر وظایف تخصصی خود، مسئولیت‌هایی در زمینه نگهداری فضای سبز یا امور خدماتی نیز بر عهده بگیرد.

اگر این وضعیت برای مدت طولانی ادامه پیدا کند، مرز میان وظایف کارکنان مختلف از بین می‌رود و احتمال بی‌نظمی و کاهش کیفیت کار افزایش می‌یابد. بنابراین، تقسیم روشن وظایف و تعیین مسئولیت‌های مشخص برای هر یک از کارکنان، بخش مهمی از مدیریت مؤثر یک مؤسسه آموزشی است.

یکی دیگر از مسائل مهم، جابه‌جایی مداوم مدیران است. هر مدیر جدید برای شناخت کارکنان، شرایط مؤسسه و روندهای کاری به زمان نیاز دارد. اگر تغییر مدیریت بیش از اندازه باشد، ممکن است هماهنگی موجود در مجموعه از بین برود و اجرای برنامه‌های بلندمدت دشوارتر شود.

مدیریت مؤثر باید بر اساس شرح وظایف روشن، نظارت منظم، ارتباط مناسب با کارکنان و ارزیابی عادلانه عملکرد شکل بگیرد. کارکنان نیز باید بدانند که مسئولیت‌های شغلی آنان بخشی از عملکرد کلی مؤسسه آموزشی است.

در چنین شرایطی، پاسخگویی نباید صرفاً به معنای برخورد با کارکنان باشد. لازم است مدیران نیز ابزارهای کافی برای مدیریت نیروی انسانی، آموزش کارکنان، حل اختلافات و ارزیابی عملکرد در اختیار داشته باشند.

آموزش و ارتقای مهارت کارکنان غیرآموزشی نیز اهمیت دارد. بسیاری از وظایف امروزی مدارس و کالج‌ها با فناوری، تجهیزات جدید و استانداردهای بهداشتی و ایمنی ارتباط دارند. بنابراین، کارکنان نیز مانند معلمان و مدیران به آموزش‌های متناسب با وظایف خود نیاز دارند.

موضوع دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد، کمبود پست‌های کارکنان رده چهارم در برخی مؤسسات آموزشی است. حذف یا خالی ماندن پست‌های خدماتی و پشتیبانی می‌تواند بار کاری کارکنان باقی‌مانده را افزایش دهد و در نتیجه، تعادل میان وظایف مختلف را برهم بزند.

برای حفظ کیفیت محیط آموزشی، لازم است نیاز واقعی هر مؤسسه به نیروهای خدماتی، نگهبانی، آزمایشگاهی، کتابخانه‌ای و سایر کارکنان پشتیبانی به‌صورت دقیق بررسی شود. تعداد کارکنان باید متناسب با اندازه مؤسسه، تعداد دانش‌آموزان و دانشجویان، وسعت ساختمان و حجم وظایف تعیین شود.

در نهایت، کارکنان رده چهارم نباید صرفاً نیرویی حاشیه‌ای در یک مؤسسه آموزشی تلقی شوند. آنان بخشی از ساختار پشتیبانی هستند که بدون فعالیت منظمشان، بسیاری از امور روزمره مدرسه و کالج با مشکل مواجه خواهد شد.

یک محیط آموزشی موفق زمانی شکل می‌گیرد که معلم بتواند با آرامش تدریس کند، دانش‌آموز در محیطی تمیز و امن درس بخواند، تجهیزات به‌درستی نگهداری شوند و همه کارکنان بدانند چه مسئولیتی بر عهده دارند.

بنابراین، بهبود کیفیت آموزش تنها با افزایش تعداد معلمان یا تغییر برنامه‌های درسی امکان‌پذیر نیست. مدیریت صحیح نیروی انسانی، تعریف روشن وظایف، آموزش کارکنان و تأمین مناسب نیروهای پشتیبانی نیز بخشی از فرایند بهبود نظام آموزشی است.

لینک: https://tribune.com.pk/story/2627789/class-lv-employees-elephant-in-the-room